让人又爱又恨的EMAIL

MICHELLE07

在国内的时候很烦EMAIL，因为：

1. 费时间（打字能有说话快吗）
2. 惹事端（书面化意味着证据，证据意味着纷争）

更主要的是，EMIAL里充斥着各种不恰当的英文。

我的体会是：
在外企里做多年，每天写无数ENGLISH EMAILS，其实对雅思写作没什么帮助，甚至会有负面影响。

我悉尼的朋友在跨国公司上班，依然处于邮件满天飞的环境。
她说，休假一天回来，必有１００多封邮件等着，然后一上午都在处理邮件。
当然，他们会议也超级多。

她很羡慕我，因为我说我们的沟通习惯是这样：
电话＞当面说＞纸张传递or传真＞邮件＞会议

牧马人

乍看标题，还以为你爱上了EmilyS

MICHELLE07

大家来分享一下吧：

EMAIL的使用频率
我统计了我自己的,四年里所有邮件数据(没有删除过)
Inbox：3596， 按每年50周每周5天，则每天14封.
Sent Items：798，每天写出去3封.

EMAIL的使用场合:
我们公司似乎回到了最初的理念：简单、方便，目的就是发文件，做纪录，抄送多人，远程联络...
恩，还有害羞打电话或者烦直接和某人说话时...

EMAIL的招呼语和结束语
我没学到什么英文，开头一律Hi，结束有时说Cheers，在国内就全是Dear... Regards...Kindly...常出现Mr/Ms.
在这里几乎把Mr/Ms都忘了，很多时候就只有附件+FYI，忘了附件的乌龙邮件也发过...不止一回.

EMAIL中的常用英语词句:
比如Please find/see attached the....
Should you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact...
记得国内有老派同事在邮件尾写＂顺颂   商祺＂英文版可以有这样的：
Thank you for your business - we appreciate it very much.
From EmilyS:
It appears that... It seems that... I would like to bring to your attention that... Please see enclosed xxx for xxx... As requested, we have xxx..... Can you please check...
From yping88:
I am writing in response to your email dated...
I have been very grateful...

If you are not sure who you address to, you can start as:

To whom it may concern

I am writing with regard to/regarding...

If you don't quite agree with something the other part put forward, you can go as following:

Regarding the concerns raised in your email, I am afraid I would have different views for discussion...

Personally/From my point of view/I personally believe that...

Keep in mind that it would be wise to eliminate NO from your email while you are maintaining your stance and showing the other part your view is totally different.


To end the email, it would be nice to show your appreciation:

Thank you for your time and attention on this matter!

Your assistance has been very much appreciated!

It would be very much appreciated if you could get back to me on this matter at your earliest convenience!

Sign off:

Sincerely Yours,

TIPS:
比如如何设计漂亮得体的签名
如何找到几年前的不记得标题不记得日期的老邮件

Serin

我相反更喜欢email，因为就是你的第二个原因，有证据留下来，以后有了疑问方便追溯。

有个Inbox Zero的概念，主题思想就是把用分类整理、定期review和及时归档的方式清空Inbox中的email，并且保持工作的有规划性。

newozer

米同学又出新作了。。。先mark一下。。。

抽空回来再。。。仔细滴。。。。。。

灌水歪楼。。。。。。

Tbaussie

In past 4 years what's showing in my outlook?

Inbox: 23492
sent:     5724

MICHELLE07

Hi @yping88


Hope this email finds you well.

I haven't heard from you for a while. Are you still tied up with treatment for your Freeoz patient?

Seems you are working very hard but he is not getting any better at all....

Please give me a ring when you have a chance.

Looking forward to hearing from you shortly



Cheers

MICHELLE07

Junior Customer Service Clerk
FREEOZ AUSTRALIA PTY LTD
T: 03 9988 1234 | F: 03 9988 1200 | www.freeoz.org

Lopemann

严重同意Email的多少不影响英文好坏...
和一群中国人在qq上英文打字聊天给人的感觉一样...
只是weird而已..

浮云云艾米莉

牧马人 发表于 20-8-2013 13:27
乍看标题，还以为你爱上了EmilyS

看贴不仔细

浮云云艾米莉

Serin 发表于 20-8-2013 13:57
我相反更喜欢email，因为就是你的第二个原因，有证据留下来，以后有了疑问方便追溯。

有个Inbox Zero的概 ...

我们都是口头说完再用email确认一遍留证据的

因为什么都要留下证据啊

火车上插播了一个诡异事件。。。一个女的大声说，you just touched my vagina....... -_-

,Anyhow... 诡异的teenager...

回到主题。一般开头都是Hi xxx, 结尾都是 regards

常用句有 It appears that... It seems that... I would like to bring to your attention that... Please see enclosed xxx for xxx... As requested, we have xxx..... Can you please check...

一般写完都要看了再看，看了再看

单位经常培训如何写email. 要求简洁明了为主，现把action items 都列出来，然后再写其他内容。要简单，不要复杂。

然后我们全单位的邮件统一file共享。于是大家就可以查任何人的archive emails. 很方便。

插播。。。诡异的teenager们在旁边唱London bridge........我想打人了。。。那个跟一群女生混还一起唱my hump的一定是gay



我们经常写个邮件要两三个人讨论半小时。。。

Tips就是用bullet points. 还是表格都是Excel 里做好再贴到outlook里的，因为Excel做的要漂亮很多

浮云云艾米莉

使用频率看的。忙的时候一天200多邮件，不忙的时候一天10-20。但是忙的话基本无视邮件。要紧事都会给你打电话或者当面来找你的

浮云云艾米莉

Inbox zero对我来说只是概念。。。永远有200-300没按时归档的邮件。。。

MICHELLE07

EmilyS 发表于 20-8-2013 18:26

                               
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我们都是口头说完再用email确认一遍留证据的

因为什么都要留下证据啊

牧马人没说错，我的确是爱上EmilyS了。
EmilyS一出现在我的帖里，就心定了...

以后由我发起英语话题，你来解答，好不好？

很喜欢的你回复。。。每一个，特别有信息，又有乐趣
far beyond my expectation
LOVE YOU

Oh， yping呢？

她一定有更精彩的分享

dreamcat

我在国内工作的时候最烦就是打开邮箱了，因为我有EMAIL回复强迫症，不回不舒服，而且大多很快回复，当然我邮件没有楼上的TX们那么多，否则就死翘翘了

MICHELLE07

Serin 发表于 20-8-2013 13:57

                               
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我相反更喜欢email，因为就是你的第二个原因，有证据留下来，以后有了疑问方便追溯。

有个Inbox Zero的概 ...

谢谢Serin。
我本来想说看什么性质的行业和公司，正好EmilyS说到律师行，那么证据概念肯定是很强的。

象我所处的这种纯local的manufacturing，Email更多的是为了方便和留存记录，比如某件事情出了纰漏，可以查Email通讯记录，目的也不是为了追究责任，而是为了解决问题，避免重犯。

你说的 Zero Inbox 的概念很好，我们主要应用在公共的邮箱里，比如accounts@xyzco.com.au
admin@abcd.com.au, 由多人共同处理里面的邮件，处理好后分类归档，和你说的差不多。

不过我个人的还是随意地留在收件箱里，因为分类反而更难找，按时间顺序查询倒最实用，事实上很少去查，过去了就过去了，发送的文件都已经另外归类了。（其实公司的文件都是共享的，发邮件也是为了提醒的方便即时阅读）。

有些人喜欢设置要求对方回复时提供receipt，对于这种，我一概不理，直接点NO.

对了，你从事什么职业？（不保密的吧）

MICHELLE07

Lopemann 发表于 20-8-2013 16:38

                               
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严重同意Email的多少不影响英文好坏...
和一群中国人在qq上英文打字聊天给人的感觉一样...
只是wired而已 ...

中国人和中国人之间写英语嘛，倒也无可厚非。但有些同事明明就坐在旁边，一句话就能说清楚的事，也要写上一堆，再抄送相关人士，就带有一些办公室政治的意味了。有时为了鸡毛蒜皮的事写过来写过去，折腾许多回合，真是不胜其烦。

那些没有营养的邮件，里面的Chinglish之多，可想而知了。

工作，我觉得还是面对面说比文字能更准确地传递信息、更有效地沟通，电话其次。

以前在国内，和总部一个同事通邮件好久，相对两相厌。后来她来了，一见面，一见如故。。。

ascend2012

学习了~

MICHELLE07

dreamcat 发表于 20-8-2013 19:15

                               
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我在国内工作的时候最烦就是打开邮箱了，因为我有EMAIL回复强迫症，不回不舒服，而且大多很快回复，当然我邮 ...

我也有EMAIL回复强迫症。。。
哦，不对，我有综合性强迫症，回电话，回帖。。。都不喜欢拖延。

一天几百封太多了，我觉得每天进出一、二十封邮件算正常。

理想的澳洲上班生活：
七八个电话，三五封邮件，没事不开会，闲了上上网。
多惬意啊

yping88

From my point of view, all the email from my bosses, HR and friends have been treated very seriously ever since I started my career in Australia.

I personally prefer email to any other communication lines, because once something has been brought up to my attention in writing, it has to be clear-cut and causes no confusion at all. And no part involved could find any excuses for their failure to respond, all that has been touched on in the email will be considered carefully and reflected on in the return response.

That's what we call written evidence!

Another reason I am fond of email is that I have been picking up so much formal ways of communication from emails addressed to me, which helped me a lot with my job hunting and continuous professional development!

MICHELLE07

yping88 发表于 20-8-2013 21:55

                               
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From my point of view, all the email from my bosses, HR and friends have been treated very seriously ...

从大家的分享来看，在澳洲，Email似乎发挥了它最本质的作用：written evidence

所以我对Serin的职业比较好奇。医护、法律等行业，written evidence的重要性可想而知。

至于国内中国同仁们之间的英文邮件，就难免有点被滥用了的嫌疑。。。

希望我没有以点概面

又爱又恨只是一种随意的表达。。。标题党嘛。。。

Email永远是最重要的Communication方式之一。

yping，给我们分享几句很酷的Email用语吧，我们好借用借用。谢谢！

yping88

MICHELLE07 发表于 20-8-2013 15:03

                               
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Hi @yping88

Dear Michelle,

I am writing in response to your email dated 20th of August!

I have been very grateful to your concerns over my continuous heavy working load reflected on a FreeOz patient's ongoing care.

As you can see that THE TREATMENT ADVISORY COMMITTEE has been liaising with multi-disciplinary teams (与多个治疗小组团结协作) and have come up with quite a few effective plans.

However, the patient has been managed in the community rather than in the hospital, so his compliance with the medications (遵守医嘱服药) has been in serious question. His non-compliance has been reflected on his fluctuating conditions and different presentations.

The huge relief so far is that no any symptoms yet suggest that this patient is beyond help. Therefore, we are still positive about his incoming treatment and prognosis (预后).

Once again, thank you for offering your assistance to this patient's care! I feel so relieved to know more resources would be accessible to us if any needs arise.

All the best regards!

Yours Truly,

Yping88

Attending Doctor

DCXG TREATMENT ADVISORY COMMITTEE

ascend2012

在国内上班时候有一个职位处于夹板的位置，上有内控审计时时监控，下有开发团队进度紧逼，经常发一个email都要斟酌N久，哪边也不敢得罪啊。。。
还是单纯做开发的时候简单，邮件就是讨论技术问题而已，错了就错了，对了就对了，呵呵~

MICHELLE07

yping88 发表于 20-8-2013 22:28

                               
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Dear Michelle,

I am writing in response to your email dated 20th of August!

你的幽默感太强大了!!!!
笑喷了....

@chubbycat 肥猫  @newozer 都是你们委员会成员嘛?

MICHELLE07

ascend2012 发表于 20-8-2013 22:28

                               
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在国内上班时候有一个职位处于夹板的位置，上有内控审计时时监控，下有开发团队进度紧逼，经常发一个email都 ...

哈哈，可以体会！
所以，过来后虽然失去了一些精神上的优越感，职业高度降低了一点点儿，但，纯技术的感觉也很不错！

我现在也是，发邮件呢，有事说事，没事不罗嗦。对错分明。呵呵，一样

Email就追求这些：简单、直接、信息
不会写微妙的东西了。。。

万一要是再回国，一定适应不了啦

yping88

MICHELLE07 发表于 20-8-2013 22:40

                               
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你的幽默感太强大了!!!!
笑喷了....

@chubbycat is the director of the board!

@nowozer is the security staff

yping88

MICHELLE07 发表于 20-8-2013 22:40

                               
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你的幽默感太强大了!!!!
笑喷了....

Your wisdom has guided all the fun to where it could be! It has been all you, Michelle!

You are the best!

浮云云艾米莉

MICHELLE07 发表于 20-8-2013 21:28

                               
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中国人和中国人之间写英语嘛，倒也无可厚非。但有些同事明明就坐在旁边，一句话就能说清楚的事，也要写 ...

我觉得英文好的两个中国人写英语没什么

我还经常习惯了就直接跟人讲英语了，即使双方都是中国人，但是用的流利就好

跟英语水平不是那么好的，我还是宁可写中文。。。有时候看不懂人家写的英语很郁闷。。。

浮云云艾米莉

MICHELLE07 发表于 20-8-2013 21:28

                               
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中国人和中国人之间写英语嘛，倒也无可厚非。但有些同事明明就坐在旁边，一句话就能说清楚的事，也要写 ...

CC 也是一门艺术啊

不能鸡毛蒜皮的事情都把人家老板CC进去，搞得人家很被动

但是也不能只给对方一个人发，不然这个人忘记了就完了

所以一般发一个CC一个对方CC一个我方，平衡一下

浮云云艾米莉

MICHELLE07 发表于 20-8-2013 21:32

                               
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我也有EMAIL回复强迫症。。。
哦，不对，我有综合性强迫症，回电话，回帖。。。都不喜欢拖延。

这个日子太惬意了简直是神仙了

不过要忙才能体现闲的美好啊。天天闲也没意思

MICHELLE07

EmilyS 发表于 20-8-2013 22:57

                               
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我觉得英文好的两个中国人写英语没什么

我还经常习惯了就直接跟人讲英语了，即使双方都是中国人，但是 ...

恩，你和yping88继续演练几个回合给我们开开眼吧
依你们俩各自雅思8分以上的水准....没眼力的还真看不出来你们是中国人

我很好奇，你若谈恋爱了，也讲英文？多浪漫啊

我觉得我这辈子最浪漫的事就是和我的孩子说英文。。。当然中文我是坚持教的
对着中国的脸，说着异国的话，太有情调了。。。真的，我就是这么想的